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首营平台操作指南

生产企业使用流程
商业公司使用流程
药检通使用流程
【说明】首营资料电子交换平台已经获得黑龙江省、辽宁省、湖南省、天津市、 山东省、浙江省等省(市)食药监管部门相关文件认可,企业在首营资料电子交换平台上交换首营资料合法、合规。为保证平台使用的流畅性和数据的稳定性建议使用 360、火狐、谷歌或IE9 以上浏览器。

建议公司质管部负责人或质管部负责人指定人员注册,注册时使用公司邮箱。

友情提示:每个公司名称下只对应一个注册账号,公司名称与营业执照对应。

Step 1

输入企业邮箱、密码、公司名称、选择企业类型,提交注册。

温馨提示:

1、建议使用企业邮箱注册账号;

2、密码建议使用英文、数字及特殊字符;

3、注册时如提示:“企业已存在”,可先在企业内部确认是否有注册,如未注册可以联系客服人员处理(电话:4006755008);

4、按照企业的类型注册,注册完成后无法修改;

5、点击“确定注册”之后,进入邮箱激活账号。

Step 2

注册完成之后进入注册邮箱通过地址激活帐号。

温馨提示:

1、如邮箱未找到邮件,先在邮箱“垃圾箱”里查询;仍未收到邮件,请联系客服。

2、收到邮件之后可以点击“激活账号”按钮或者复制网址在浏览器中打开激活。

Step 1

登录平台,点击账户认证按钮(页面右上角)进入证书认证界面。

Step 2

申请认证前先准备好以下资料(原件):营业执照、开户许可证、药品生产(经营)许可证、企业委托书(需加盖企业公章,企业委托书有模版下载)、经办人身份证。

Step 3

填写企业基本信息,请填写营业执照中的内容,界面中的带星号都为必填项。

Step 4

填写经办人信息,也就是账号的管理人员信息。

Step 5

营业执照上传。

Step 6

开户许可证上传。

Step 7

药品生产(经营)许可证上传。

Step 8

企业委托书下载,点击“下载示例”可以下载委托书模版。

Step 9

经办人身份证上传(身份证正反面均要上传),并提交审核,我们会在3个工作日内完成审核。

Step 10

点击下一步,选择生产/经营范围。

Step 11

点击资料提交,等待客服完成信息的初审。

Step 12

根据开户银行账号收到的打款信息,在输入框中输入相应信息提交验证,系统验证信息无误后,会自动通过您的电子(CA)证书申请。

说明:为使广大企业用户更顺利的使用首营资料电子交换平台,避免重复工作,现针对平台上传文件的格式等提出以下要求:

1.目前平台支持JPG、PNG、PDF格式的文件上传,为保证文件顺利上传、下载,建议单个文件控制在10M以内。

2.文件要求:请提供清晰完整的原件扫描件(原则上不建议上传手机或相机拍摄的图片)。

a)请保持文件内字体清晰;

b)边缘完整可见;

c)不可折皱、歪斜;

d)原件扫描件为横向构图,上传文件必须是横向构图;原件扫描件为竖向构图,上传文件必须为竖向构图,参照下图。

Step 1

点击左侧“素材库”按钮,弹出下拉菜单点击“企业资料素材库”按钮,进入素材库列表页(首次添加素材,系统默认进入新建企业素材页面)。

Step 2

点击“新建企业素材”按钮,添加企业首营资料。

温馨提示:请确保首次添加的企业资料是本企业首营资料。因为每次产品资料添加完成后,系统会自动把本企业的企业首营资料与产品首营资料进行关联。同一家企业首营资料添加一次即可。

Step 3

输入“资料名称、资料所属企业、资料编号(选填项)”

建议“资料名称”以“某某公司企业资料”命名;

“资料所属企业”填写首营资料的公司全称;

“资料编号”:企业内部有对各个分(子)公司设置编号的可以填写,否则可忽略。

Step 4

在当前版本中,我们对上传资料进行了较大优化以方便用户。点击左侧资质文件选项卡,选择文件类型并上传对应文件。如果有未列举的文件,可以点击选项卡底部的“新建文件类型”按钮上传自定义文件。

Step 5

点击右侧“选取文件”图标,进入本地电脑选取文件。上传成功后,即可查看文件缩略图。

Step 6

设置文件有效期,如果文件没有期限限制,不填写即可。如果还有其他文件,可继续上传。

Step 7

完成其他类型文件上传,操作同上。

Step 8

文件上传完成之后,点击“保存素材”按钮即可。

温馨提示:若企业资料文件列表中含有标准化文件(如营业执照、开票信息、生产/经营许可证、开户银行许可证、GSP/GMP证书、组织机构代码证、税务登记证),将会跳转到「文字识别页面」,针对这部分文件做图文转换,详情参见「文字识别」功能说明。

温馨提示:上传品种资料需要您已完成企业素材的添加。

Step 1

点击左侧“我的资料”按钮,弹出下拉菜单点击“我的品种资料”按钮,进入“品种资料”列表页面。

Step 2

点击新建产品资料按钮,进入产品资料新建页面。

Step 3

平台已建立药品品种数据库,搜索框中输入品种名称或者批准文号,列表里可自动显示。若搜索过程中发现该品种不在系统中,可通过QQ在线联系客服添加品种。

Step 4

搜索出品种后点击“选择”按钮跳转到品种添加页面。

Step 5

请选择品种类型(必选)并填写产地(必填)、品种编号(选填)信息。

Step 6

在当前版本中,我们对上传品种资料文件进行了较大优化以方便用户。点击左侧品种资质文件选项卡,选择文件类型并上传对应文件。如果有未列举的文件,可以点击选项卡底部的“新建文件类型”按钮上传自定义文件。

Step 7

点击右侧“选取文件”图标,进入本地电脑选取文件。上传成功后,即可查看文件缩略图。

Step 8

设置文件有效期,如果文件没有期限限制,不填写即可。如果还有其他文件,可继续上传。

Step 9

完成其他类型文件上传,操作同上。

Step 10

文件上传完成之后,点击“保存素材”按钮即可。

温馨提示:若品种资料文件列表中含有标准化文件(如药品生产批件/药品注册证、药品说明书备案),将会跳转到「文字识别页面」,针对这部分文件做图文转换,详情参见「文字识别」功能说明。

Step 委托生产产品添加说明

如果产品是委托其他生产企业生产的,那么首先需要添加两个生产企业的资料。

1.首先上传本企业首营资料(受托方生产企业)(操作方式参考企业素材上传流程);

2.其次再上传委托生产企业(委托方)的首营资料(操作方式参考企业素材上传流程);

3.再次上传产品首营资料(操作方式参考产品资料上传流程);

4.最后进入产品列表页,点击关联企业,然后选择委托生产企业的首营资料进行关联。具体操作如下图:

点击关联企业之后,列表中会显示所有已添加的企业素材。如下图:

选择完委托生产企业之后,点击确定,返回列表页,关联企业一栏中会显示两家生产企业。如下图:

功能说明

为首营资料内的文件添加文字说明,帮助平台上的用户更快捷地进行信息录入。

Step 1

为企业资料或品种资料添加文字信息

当用户在上传企业资料或品种资料的文件中含有特定标准化文件(如营业执照、开票信息、生产/经营许可证、开户银行许可证、GSP/GMP证书、组织机构代码证、税务登记证、药品生产批件/药品注册证、药品说明书备案),将会跳转到「文字识别页」,如下图所示。在这个页面可以为文件添加文字信息,那么下游接收方可在查看文件时浏览添加的文字信息以便进行录入。

文字识别页面

点击【添加文字信息】,系统会自动进行图片文字识别并匹配相应信息,如下图所示:

系统识别图片文字

系统识别、匹配结果可能有误,请根据左侧图片内容进行调整,也可以点击【查看识别结果】帮助输入。修改后切记点击【保存】保存信息!

添加文字信息后,可对已保存内容进行查看、编辑、删除。可继续对其他文件进行操作。

已添加文字信息

退出后可通过【编辑文字信息】重新进入「文字识别页」。旧的资料文件也可以进行图片文字识别,识别结果将会同步更新给文件接收方。

企业资料文字信息编辑

品种资料文字编辑编辑

Step 2

查看文字信息

在资料文件查看页面,点击【查看图片文字信息】,可查看图片文字。

查看图片文字信息

当文件上传者已为该文件添加图片文字信息时,如下图所示:

图片文字信息

您可以点击【复制】快捷地复制对应的文字。

当您发现某条信息有误时,点击···,再点击【信息有误】,就可以标记该条信息有误,其他用户可以看到您的标记,系统也会提醒文件上传者修改信息。

当文件上传者未添加图片文字信息时,将会有下图所示提示,您可以尝试【识别图片文字】,识别结果仅供参考。

识别图片文字

为保证平台子账户更符合实际业务需要,在当前版本中,我们对子账户权限进行了重新设计,采用了基于组织-用户-角色-权限的设计思路。通俗的讲,医药企业根据自身组织架构的需要在平台上新建一个或多个部门,并在部门下新建用户以及分配角色和权限。

Step 1

管理员登录首营平台,点击页面侧边栏中的企业信息管理按钮,在弹出的子菜单中,选择角色与权限列表,进入角色与权限列表页面。

点击页面上方按钮【新增角色】,进入角色新增页面

在该页面中,您需要设置角色名称以及设置角色相关权限。点击保存即可。

温馨提示:

1、请根据角色情况,设置相应权限

2、如果该角色权限涉及到审核首营权限,设置成功后请前往审核流程设置页面,设置该角色审核顺序

3、在新创建用户的时候,我们要求必须为用户选择角色,并在此基础上修改权限

角色新增成功后,将会出现在角色列表中,您可以进行重新设置。

Step 2

在子账户管理页面,点击“新增部门”按钮。

Step 3

在弹出框中,填写部门名称,并点击确认,完成部门的新建。

Step 4

您创建的部门将会出现在组织架构中,点击选中以添加人员。

Step 5

点击“新增人员”按钮,进入子账户添加页面。

Step 6

在新增人员页面中,您需要填写相关信息,并根据需要赋予权限,点击保存即可完成人员的添加。

Step 7

在日常工作中,人员会发生变化,您可以在子账户列表页面进行管理,如编辑信息、冻结账户(被冻结账户无法登录平台)、重新赋予权限等等。

功能说明

管理员可以添加子账号并设置审核流程(如销售内勤-质量负责人-管理员,默认最后一个审核人员为管理员并只有管理员能签署文件)。设置审核流程后,接收到的企业资料将由相应人员一一审核。

温馨提示:审核流程设置只针对以后的资料审核有效,对原有未审核的资料不产生影响;

Tips:

在设置审核流程前请先创建子账号,「设置审核流程」功能只对管理员开放。

Step 1

管理员点击「企业信息管理」-「审核流程设置」进入“审核流程设置”页面,系统默认只有管理员参与审核:

点击【修改审核流程】可修改审核流程。

审核流程设置页面

Step 2

点击【添加审核顺序】->【可选人员角色】->【保存】,完成本次操作。

Step 3

点击“保存审核流程”,完成审核流程设置。

Step 4

根据公司实际业务情况,可重新对审核流程进行设置。

生产厂家相关业务人员根据销售需求,向下游客户发起首营资料交换。

Step 1

点击首页(工作台)下方发起首营交换按钮,进入首营发起页面。

Step 2

当前版本中,对发送首营作了较大调整以提升用户体验。首先您需要选择发送首营资料类型,如发送品种资料(将首营品种资料,生成企业资料和经营企业资料发送给下游企业)、发送企业资料(向上游供应商或下游客户发送企业资料)、合同签署(支持大委托书、购销合同、质保协议等文件等签署)。

Step 3

通过企业名称搜索并选中需要交换的下游企业。

您也可以从最近的合作客户快速选择下游企业。

温馨提示:如果未查找到您想要的下游企业,不要担心,您仍然可以发送首营资料给客户,您需要做的是添写相关的企业信息,我们将以短信的方式通知对方接收首营资料。

Step 4

根据品种名称或生产企业搜索要发送的品种并选择,如果您发送的是企业资料,将不会出现该步骤。

Step 5

点击下一步,进入选择资料页面。

1.根据要求,未交换过委托书的需要提交委托书,目前平台提供了本地上传或从模版库选择两种方式上传委托书。如果交换过委托书可以忽略该步骤。

2.选择品种资料文件,平台自动选择您之前提交的品种资料文件,您也可以点击相应文件名称进行重新选择,发送企业资料不需要选择品种资料文件。

3.选择企业资料

Step 6

点击确认发送。

Step 7

您可以在“首营交换管理”——“我发起的品种资料”里查看对方签署的状态。

功能说明

当设置审核流程后,相应的子账号用户可以审核接收到的资料,审核通过将传递给下一个人员审核,审核未通过该资料即被拒绝。

Step 1

注意:请选择“待审核”资料。

子账号用户点击「审核首营」-「我接收的企业资料」,选择“待审核”状态的资料,点击【查看】进入资料详情页(也可以通过状态栏进行筛选寻找目标文件)。

在资料详情页可看到本资料的审核进度,点击【审核】进入“审核”页面。

Step 2

资料审核

子账号在“审核”页面可以对资料文件进行审核处理。

审核

通过:符合要求的文件可以点击【通过】标记为“已通过”。若文件已过期,系统将会有过期提示,用户仍可以选择通过,请根据具体业务使用;

文件过期提示

删除:不需要的文件可以点击【删除】标记为“已删除”,删除文件不影响审核结果。管理员在签章时,标记为“已删除”的文件将被删除,不会保存到“首营已签署文件”内;

拒绝:对于不符合要求的文件可以标记为“已拒绝”,当发现该份资料缺少文件,也可以在“本次交换缺少文件名称”里填写缺少文件内容。

本次交换缺少文件

在所有文件审核处理后,点击【完成审核】,系统会根据用户处理结果做出相应判断:

若子账号用户拒绝任一文件或填写了缺少文件内容,本份资料会被拒绝。

当子账号用户对资料文件都已审核通过(允许删除一些文件),本份资料即审核通过,将等待审核流程中的下一个用户审核。

子账号收到之前拒绝过的首营资料后,可点击【查看文件拒绝原因】,查看前一次的审核结果,审核相应资料。

功能说明

当设置审核流程后,管理员将作为最后一位人员审核接收到的资料。审核通过可以对资料文件签章,签章后本次资料交换成功;审核未通过该资料即被拒绝。

Step 1

选择“待签署”资料

管理员点击「首营交换管理」-「我接收的企业资料」,选择“待签署”状态的资料,点击【查看】进入资料详情页(也可以通过状态栏进行筛选寻找目标文件)。

资料列表

资料详情页

在资料详情页可看到本资料的审核进度,点击【审核】进入“审核”页面。

Step 2

资料审核

管理员在“审核”页面可以对资料文件进行审核处理,相应操作与子账号相同。

审核

通过:符合要求的文件可以点击【通过】标记为“已通过”。若文件已过期,系统将会有过期提示,用户仍可以选择通过,请根据具体业务情况使用;

文件过期提示

删除:不需要的文件可以点击【删除】标记为“已删除”,删除文件不影响审核结果。管理员在签章时,标记为“已删除”的文件将被删除,不会保存到“首营已签署文件”内

拒绝:对于不符合要求的文件可以标记为“已拒绝”,当发现该份资料缺少文件,也可以在“本次交换缺少文件名称”里填写缺少文件内容。

本次交换缺少文件

在所有文件审核处理后,点击【完成审核】,系统会根据用户处理结果做出相应判断:

若子账号用户拒绝任一文件或填写了缺少文件内容,本份资料会被拒绝。

当子账号用户对资料文件都已审核通过(允许删除一些文件),本份资料即审核通过,将等待审核流程中的下一个用户审核。

Step 3

资料签署

点击【完成审核】,将弹出如下弹窗:

输入签章密码

输入「签章密码」后,点击【确定】,资料文件将逐一签章,全部签章后将跳转到资料详情页,资料状态变为“已签署”。

签章中

资料已签署

Step 1

管理员登录账户,在“索取首营资料管理”——“客户索取记录”里可以看到下游公司申请索取首营的品种列表。

Step 2

针对下游客户的索取记录,点击拒绝表示您拒绝向下游企业的品种索取请求;点击同意表示向下游企业的发送该品种资料文件,您将会进入到品种资料发送页面。

在该页面中,您需要确定系统默认选择的资料文件是否符合您的要求,如有问题可以重新选择。

Step 3

点击“确认发送”后,首营资料就发送至下游企业。

说明:更新首营资料是指,上游企业第一次发起的首营资料下游签署成功之后,进行第二次的首营资料更新(包含新增首营文件和替换已交换文件)。

更新首营资料分为两种方法,方法一:批量(一对多)向下游企业更新首营资料;方法二:单个(一对一)向下游更新首营资料,具体的更新流程如下:

方法一:批量更新首营资料(以编辑企业资料为例)

温馨提示:本文以企业资料更新为例,更新品种资料操作雷同,暂不说明。

Step 1

点击“首页(工作台)”下方“素材库”,弹出下拉菜单,点击“企业资料素材库”或者“品种资料素材库”按钮,进入素材库列表页。

Step 2

找到需要更新资料的企业或品种记录,点击“编辑”按钮,进入资料编辑页面。

Step 3

重新设置“资料所属企业(必填)、资料编号(选填项)”;“资料所属企业”填写首营资料的公司全称;“资料编号”:企业内部有对各个分(子)公司设置编号的可以填写,否则可忽略。

Step 4

重新上传资质文件。点击页面下方左侧资质文件选项卡,选择文件类型并上传对应文件。如果有未列举的文件,可以点击选项卡底部的“新建文件类型”按钮上传自定义文件。

Step 5

点击右侧“选取文件”图标,进入本地电脑选取文件。上传成功后,即可查看文件缩略图。

Step 6

设置文件有效期,如果文件没有期限限制,不填写即可。如果还有其他文件,可继续上传。

Step 7

完成其他类型文件上传,操作同上。

Step 8

文件上传完成之后,点击“保存素材”按钮即可。

方法二:更新首营(一对一更新首营资料)

温馨提示:本文以企业资料更新为例,更新品种资料操作雷同,暂不说明。

Step 1

首先进入“首营发送记录”功能下的“我发起的企业资料”列表中筛选需要更新首营的交换记录。

Step 2

点击该记录的“更新首营”按钮,更新该次交换的首营资料。

说明:点击更新按钮,只会对添加到素材库中的新上传的资料进行已更新,已交换的资料不会更新。

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